Perché un meeting in Cina è diverso da un meeting in Svezia

Perché un meeting in Cina è diverso da un meeting in Svezia

Cosa succede quando cinesi e svedesi si incontrano allo stesso tavolo in un business meeting? Succede che le differenze (abissali) tra questi due popoli vengono immediatamente a galla, e non soltanto per quel che riguarda l’approccio al lavoro. Mentre per i cinesi è probabilmente più semplice accogliere le sfumature culturali altrui, perché potrebbero essersi abituati a usi e costumi occidentali, per gli svedesi è forse più difficile familiarizzare con l’etichetta (anche aziendale) di un Paese, quello mandarino, dalle origini e dalle tradizioni così controverse.

Shanghai, 08.00 a.m.

I due manager Chiong e Taopei attendono i loro ospiti atterrati ieri notte, arrivano dalla vivace Göteborg, la seconda città più rinomata dell’intera Nazione.
Si trovano all’ingresso della sala, abito blu, sguardo serioso ma estremamente rilassato. Sono raggiunti da una collega anticipata dal rumore dei suoi tacchi bassi, illumina il trio con una camicetta bianco candido dalla scollatura alta. È Lyn, è proprio lei che si è occupata di inviare preventivamente l’agenda con i dettagli della riunione a entrambe le parti. Il Direttor Chiong invece è il più senior del team, farà lui gli onori di casa e guiderà l’incontro. “È meraviglioso accogliere gli amici che arrivano da lontano” esclama echeggiando Confucio inclinando lievemente il busto, quasi a sincronizzarsi con il suo assistente; Lyn invece si appresta in una specie di riverenza con le mani giunte. È il momento dei cordiali saluti con scambio dei bigliettini da visita – da leggere con attenzione – dati e ricevuti con due mani e il testo rivolto verso quegli interlocutori estremamente puntuali. Perchè in Cina la puntualità è un dovere.

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Ora i partecipanti possono prendere posto, sul tavolo della sala meeting è tutto pronto: c’è una copia del materiale per ogni partecipante, rigorosamente in bianco e nero. I colori hanno molti significati sottili, meglio evitarli. “Questa è una buona giornata per una passeggiata lungo il fiume Bingjiang Da Dao”, esordisce Chiong. Una chiacchiera apparentemente futile prima di ogni incontro è un rituale obbligatorio per aiutare i partecipanti a sentirsi a proprio agio, gli argomenti personali sono ben accetti se raccontati in maniera pacata e positiva. Stessa regola si applica ai movimenti delle mani, mai scomposti e autoritari. I cinesi non parlano con le mani, il loro modo di esprimersi è indiretto, preferiscono i “forse” e i “può darsi”. Questo per la paura costante di perdere la faccia; un cinese infatti non presenta mai una richiesta esplicita, ma, prima di tutto, illustrerà le ragioni che lo spingono a farla. Quando parli con loro fallo lentamente e prendendo lunghe pause. Ripeti più volte i punti chiave del discorso, i cinesi sono molto cauti, fanno tante domande per essere certi di aver capito bene, ma anche e soprattutto testare onestà e pazienza di chi hanno di fronte. In Cina, i rapporti d’affari di successo sono quelli in cui la relazione con i partner è stata curata in ogni dettaglio fino a conquistarne la fiducia. Un “no” netto non è ammissibile in un rapporto di lavoro: “no” in Cina è una parola usata raramente. Un “Dobbiamo pensarci”, “Non siamo sicuri” o “C’è qualche problema” sono quindi un elegante rifiuto senza ripensamenti. Non aspettarti decisioni rapide, sarà un processo lento, faticoso, che necessita di tempo e perseveranza e il trattato di Sun Tzu “L’Arte della guerra” (scritto 2.000 anni fa) resta sempre il miglior strumento per studiare e comprendere come intraprendere una trattativa vincente se lo stai facendo in questo Paese. Un Paese dove le relazioni e gli affari spesso nascono e muoiono a tavola, non stupirti quindi se dalle poltrone dell’ufficio vi sposterete su quelle di uno dei più rinomati ristoranti della città.

Göteborg, 09.30 a.m.

Peter Lindström è arrivato in ufficio, non prima di aver fatto colazione in famiglia, uno dei momenti più importanti della sua giornata e a cui non rinuncerebbe mai.
Ecco perché le modifiche dell’ultimo minuto in Svezia non sono mai apprezzate e il momento migliore per indire una riunione non è certamente di primo mattino. Gli slot hanno orari ben precisi: idealmente dalle 9:00 alle 10:00 oppure dalle 14:00 alle 16:00. Mai interferire o togliere tempo alla vita privata, è tra le prime regole per contribuire a mantenere alta un’etica professionale diligente. Lindström veste un abito scuro con una camicia a colori, informale ma con gusto, senza una virgola fuori posto. È in anticipo di 30 minuti e attende sorseggiando il suo caffè la collega Åse, sarà lei a registrare in un report tutto quello che verrà discusso, preoccupandosi di diffonderlo successivamente indicando next step e deadline da rispettare tassativamente. La donna arriva e con lei la delegazione cinese in perfetto orario. Il ritardo è notoriamente una sgradita maleducazione. I padroni di casa salutano con una stretta di mano veloce e decisa, cercando lo sguardo degli invitati e dopo brevissimi convenevoli la riunione ha inizio.

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In Svezia gli incontri di lavoro iniziano e terminano sempre nel tempo concordato, supportati dall’ordine del giorno, inviato in precedenza dalla puntuale Åse. No, qui non apprezzano perdere tempo. Peter, il capo, è ben attento a coordinare il processo decisionale dando indicazioni sulla direzione giusta da seguire. Non sembrerebbe ma gli svedesi sono dei negoziatori difficili, pur essendo flessibili, tolleranti e soprattutto dei buoni ascoltatori, sono ansiosi di fare piani e programmi e cercano sempre di fissare tempistiche e consegne nel corso stesso delle riunioni. Sono fattuali, concisi, metodici, arrivano al punto velocemente con briefing e presentazioni fatte di numeri, grafici e tabelle. Nel loro team non rispettano una gerarchia formale e ognuno può esprimere la sua opinione mettendo in moto quello che in Svezia è definito “förankringsprocessen”, il processo di consenso. Gli svedesi sono molto democratici anche sul lavoro, il compromesso e il consenso sono principi aziendali chiave e collaboratori a ogni livello sono spesso autorizzati a prendere decisioni. Talvolta proprio la mancanza di un chiaro leader nel meeting può provocare confusione e richiedere appuntamenti successivi prima di trovare una quadra. Ma se poco prima di andar via senti avanzare in sala un sonoro ‘Mottet gick bra’, puoi rientrare a casa sereno, il business meeting è andato a buon fine.