Come scrivere email che non finiscano nel cestino

Come scrivere email che non finiscano nel cestino

Quante email hai mandato senza ricevere risposta, magari proprio per la candidatura a quel lavoro che sognavi? Purtroppo, il rischio che le tue email vengano cestinate esiste sempre. Però è possibile adottare alcune regole che permettono di scrivere delle email efficaci, e quindi di avere maggiori chance di ottenere risposta. La chiave è quella di attirare l’attenzione del destinatario, che già dopo un rapido sguardo dovrà essere incuriosito a leggere quello che hai scritto; e successivamente—ed è questa la parte più difficile—essere motivato a non cedere alla pigrizia e risponderti.

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È evidente che non possa esistere un unico modello di email che vada bene per ogni occasione, quindi a seconda dell’obiettivo che vuoi raggiungere sarà necessario aggiustare il tiro. Per esempio, se stai scrivendo per candidarsi per un lavoro è sempre meglio adottare un tono più formale, ma se la posizione è, per esempio, nel settore artistico potrai adottare un tono meno ingessato. Ma alcune regole d’oro valgono sempre.

Seleziona bene il target

A chi devi scrivere l’email? Scegliere la persona giusta a cui scrivere è fondamentale: un articolo del sito specializzato Entrepreneur da alcuni suggerimenti su come selezionare bene il destinatario prima di scrivere. Innanzitutto è bene accertarsi che la persona in questione possa in qualche modo essere interessata a ciò che intendi dirgli, e che sia la persona adatta a risponderti (se cerchi lavoro non inviarla a qualcuno del team di IT, ma preferibilmente alle risorse umane!).

È bene dunque fare qualche ricerca prima di mandare l’email. Buttare reti a strascico è una tecnica che non funziona con la corrispondenza elettronica, perché chiunque sia abituato a ricevere quotidianamente una grande quantità di paccottiglia via email è sicuramente poco propenso ad aprire un messaggio su un tema che non gli interessa o non lo riguarda. Fare ricerche sul destinatario ti aiuterà anche a tarare meglio la formulazione del messaggio, consentendoti magari di inserire un breve accenno a qualcosa di attinente ai suoi interessi personali, e di capire quale tono è meglio usare.

Massima chiarezza sull’oggetto dell’email

Una chiave per scrivere un’e-mail che otterrà risposta è la chiarezza dell’oggetto. Una volta che sei sicuri che il contenuto della tua mail possa interessare il destinatario selezionato, è bene specificarlo bene nell’oggetto. Cosa devi scrivere nell’oggetto dell’email? La riga dell’oggetto non deve essere troppo lunga (alcuni guardano il messaggio in anteprima o impostano la pagina con dei caratteri molto grandi, quindi se la descrizione è fuori misura il destinatario rischia di vederne solo una parte e non capire) ma il più possibile chiara: l’ideale sarebbe condensare in poche parole il senso dell’email.

Un po’ di sforzo creativo è molto utile in questi casi, e può risultare efficace l’utilizzo di termini accattivanti che possano incuriosire maggiormente il destinatario. Ma senza esagerare: soprattutto se l’email è inviata a fini professionali è meglio mantenere una minima sobrietà. E, in particolare, occorre evitare di usare termini e stili che potrebbero attivare i filtri antispam, impedendo all’email di venire letta: non usare mai parole in maiuscolo, punti esclamativi, termini come “attenzione”, “promozione”, “offerta”, o aggettivi iperbolici come “eccezionale”, “straordinario”, eccetera.

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Scrivi un incipit corretto

Ci sono alcune regole valide anche su come iniziare la tua email. Innanzitutto, le regole della buona educazione valgono anche per la posta elettronica aprire con una formula di cortesia sempre una buona idea. Puoi iniziare con “Gentile signor, gentile signora Rossi”, o con il più formale “Egregio dottor Verdi”, “Caro professor Bianchi” ma, se hai una consuetudine con la persona cui ti rivolgi, puoi anche scrivere semplicemente “Caro Carlo”, o “Buongiorno Livia”.

È importantissimo scrivere correttamente il nome della persona cui ci si rivolge, non sbagliare l’eventuale carica (per esempio chiamando “avvocato” un ingegnere), e soprattutto non confonderne il genere: se il nome è strano e non immediatamente qualificabile come maschile o femminile, se non si capisce bene quale sia il nome e quale il cognome, è bene fare prima una ricerca: sempre meglio perdere due minuti in più, perché per il destinatario leggere una mail in cui il proprio nome è sbagliato o si viene scambiati con un esemplare dell’altro sesso è un’esperienza poco piacevole, che può azzerare immediatamente la sua attenzione. Se il messaggio non è indirizzato a una persona specifica, si può aprire anche con un semplice “Buongiorno”, o con un più formale “Egregi signori e signore”.

Arriva al punto

Come si scrive un’email efficace? Una volta esauriti i convenevoli e dopo esserti presentato (nel caso in cui sia la prima volta che scrivi) devi subito dire per quale motivo stai scrivendo. Ha già salutato educatamente, quindi potrai evitare ulteriori salamelecchi e cercare di esprimere il contenuto del messaggio in maniera sintetica.

Per maggiore chiarezza, può essere utile suddividere il testo in brevi paragrafi, in modo che questo possa essere più comprensibile anche in caso di lettura veloce. Con lo stile è bene non strafare: evita il tentativo di imitare la prosa di Proust e limitati a frasi chiare, semplici e concise. Chi riceve potrà anche leggere velocemente, ma chi scrive è bene che perda un po’ di tempo per mandare un testo curato. Anche se in forma elettronica, stai pur sempre scrivendo una lettera: rileggila attentamente, per verificare di non avere fatto strafalcioni (che non fanno mai una buona impressione), di avere detto tutto ciò che è necessario e cercare di capire se non sia possibile sintetizzare ulteriormente.

Chiudere in bellezza

Infine, ecco come scrivere alla fine di un’email che avrà successo. Quali sono i saluti per una e-mail lavorativa? Il grosso è fatto, ma non ti devi rilassare proprio alla fine, perché una chiusura frettolosa potrebbe sempre far guadagnare alla tua preziosa mail la strada del cestino. Uno studio della compagnia Boomerang su oltre 350mila email ha mostrato che chiudere l’email con un’espressione di gratitudine (grazie, grazie in anticipo, ecc) aumenta del 36% la possibilità di ottenere risposta.

Chi ha chiuso il messaggio con un’espressione come “grazie in anticipo” ha ottenuto un tasso di risposta del 65,7%, contro una media del 47,5%. Basta anche un semplice “grazie”, o magari un “grazie dell’attenzione”, magari seguite da una formula di commiato, tra quelle più formali come “ossequi”, “cordiali saluti” o “distinti saluti”, passando a un livello intermedio come “un caro saluto”.

Per formule più colloquiali puoi anche scrivere “buona giornata e a presto” o “buon lavoro”. E se vuoi sottolineare il fatto che aspetti una risposta, dopo i ringraziamenti e prima della formula di commiato puoi sbilanciarti con un “resto cortesemente in attesa di un riscontro” o, per email meno formali, “spero di sentirvi presto”. Per chiudere, la firma con nome e cognome (o solo il nome per messaggi meno formali), e possibilmente anche i recapiti per poter essere facilmente raggiungibile.

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